¿Qué es un CMS, para qué sirve y cómo funciona?

Hasta hace un tiempo, para crear blogs o páginas web, hacía falta saber algo de programación. Sin embargo, gracias a la aparición de los CMS es ahora mucho más fácil. Se puede crear un sitio en internet sin tocar una línea de código gracias a plataformas No-Code.

Puede que te estés preguntando qué es un CMS, y para despejarte esta duda te hemos preparado este post en el que también te contamos para qué sirve y cuáles son las funciones que debe tener.

Además, te enumeramos los gestores de contenido más populares y lo que debes considerar para elegir el apropiado. 

Quédate para enterarte de todo.

¿Qué es un CMS?

Un CMS (Content Management System) es un software que permite crear, editar y gestionar el contenido de una página web. De hecho, al traducirlo al español, Sistema Gestor de Contenidos, se deja claro que su principal propósito es permitir una gestión más sencilla de todos los elementos que conforman cualquier sitio web.

La gran mayoría de las páginas web usan algún tipo de gestor, ya que esto facilita sobremanera el poder tener un site y agregar contenido y editarlo, así como darle la personalización necesaria para que se distinga del resto. 

Puede que al día de hoy parezca lógica la necesidad de un CMS. Sin embargo, hace un par de décadas atrás, para tener un sitio web se necesitaba muchos y profundos conocimientos sobre los lenguajes de programación.

Crear un gestor de contenidos que solo se instale a nivel de servidor y que permita de manera más simple crear y administrar tu propio sitio web, ha sido una solución eficaz ante la necesidad de expandir el uso de internet.

¿Para qué sirve un CMS?

Ahora que ya sabemos qué es un CMS, veamos cuáles son sus utilidades concretas:

1. Crear un sitio web

Su principal uso es como creador del sitio web. Esto tanto a nivel de diseño visual como de contenido (texto e imágenes). 

Es importante saber que ambas cosas están separadas en el CMS, desde el punto de vista de la creación y edición. Es por eso que podríamos tener una página con logo, un menú desplegable y no tener nada de texto (un post) ni de imágenes.

De hecho, se podría modificar toda la estructura visual de la web sin tocar nada del contenido. Por ejemplo, cambiando el tipo de menú o la posición del logo.

De la misma manera, es posible modificar el contenido sin alterar en absoluto el diseño. 

Gracias a esto es posible crear cualquier tipo de web que el propietario desee; entre los más solicitados están:

• Blogs personales y empresariales.
• Web corporativas.
• E-commerce o tiendas online.
• Páginas web genéricas.
• Foros.
• Cursos o academias online.
• Revistas y periódicos digitales.

2. Gestionar y administrar el site

Una vez hemos creado el sitio web, nos por queda delante administrarlo según las necesidades que vayan surgiendo o las preferencias del propietario. En este sentido se espera que, por ejemplo, con el tiempo crezca el número de páginas de la web o que haya que modificar el contenido para actualizarlo.

Para ello, el CMS tiene una serie de configuraciones que se dividen en 2 grupos: back-end y front-end.

Back-end

Las funciones back-end son las que permiten administrar el propio CMS, es decir, modificar el idioma, agregar o eliminar funciones del panel de configuraciones, automatizar acciones, activar ajustes por reacción, entre otros.

Front-end

Por su parte, las funciones front-end son las que permiten editar el contenido y la apariencia de la web. Estas permiten hacer cambios que se reflejarán directamente en el site y los visitantes podrán ver las modificaciones en tiempo real si se quiere.

¿Cómo funciona un CMS?

Los gestores de contenido tienen un funcionamiento estándar que nos permite aprender a usarlos de forma sencilla y rápida.

Aun así, cada uno tiene funciones específicas que lo diferencia de los demás, y que responden a diferentes objetivos.

Como vimos antes, desde las funciones del back-end y front-end se puede gestionar todo el sitio.

Cada sistema viene configurado con los ajustes generales que las webs de su categoría necesitan tener activados o implementados. Esto ocurre porque, en la mayoría de los casos, los proyectos nuevos son pequeños y no requieren de ajustes avanzados. 

Además, con esta configuración base el propietario no tiene que modificar todo el gestor de contenidos desde cero.

Por supuesto, estos ajustes se pueden cambiar a medida que sea necesario; asimismo, se les puede ampliar con complementos o plugins, que se descargan desde los distintos repositorios online que existen. 

Los complementos permiten que el sitio tenga más y mejores funciones de cara a la usabilidad y la navegación. Al mismo tiempo, benefician al usuario/propietario, ya que le permite administrar más fácilmente los archivos.

Aunque algunos plugins son premium, en su mayoría son gratuitos, si bien pueden tener funciones de pago (freemium).

Por otro lado, están las integraciones con otras herramientas. Mediante accesos directos y en algunos casos, plugins, estas plataformas facilitan la conexión de su herramienta con el CMS. Los casos más comunes son:

• E-mail marketing.
• Analítica.
• Gestión de inventario.
• Comportamiento o experiencia de usuario.

¿Cuáles son las funcionalidades principales que debe tener un CMS?

Entonces ¿cuáles son esas funciones estándar que debe tener un Content Management System? Aquí están:

1. Una curva de aprendizaje baja

Que permita una implementación y adaptación rápida para los usuarios menos experimentados.

2. Funciones completas para administrar los archivos

Editar, guardar, mover, copiar, eliminar, publicar… 

3. Un potente editor de texto

En el que se pueda emplear diferentes fuentes, aplicar negritas, cursivas y agregar emojis y símbolos.

4. Acceso web

Para no tener que instalarlo en el ordenador del usuario, sino que se le pueda gestionar desde cualquier ordenador con acceso a internet.

5. Posibilidad de crear diferentes accesos

Para otros usuarios según su rol, así como asignarles las funciones que podrán ejecutar.

6. Amplia gama de integraciones posibles

Con herramientas de todo tipo que faciliten la gestión del site.

7. Compatibilidad

Con las exigencias básicas de los motores de búsqueda para el posicionamiento orgánico.

8. Relación con el hosting

Incidir lo menos posible en los recursos que el hosting proporciona, especialmente en espacio de almacenamiento y en velocidad de carga.

9. Soporte técnico

Para solventar inconvenientes o dudas; en su defecto, una comunidad activa y participativa.

10. Repositorio

Un repositorio principal donde descargar los complementos o al menos verificar que los que hay son seguros.

Ventajas y desventajas de usar un CMS

Como todos los softwares que existen, los gestores de contenido tienen aspectos positivos y negativos, los cuales consideraremos a continuación.

Ventajas de los CMS

Comencemos por ver sus puntos fuertes:

Facilitan la gestión del contenido

Esta es la primera y principal ventaja, pues con estas plataformas cualquier persona del mundo puede crear y administrar su sitio web, blog o hasta una tienda online, todo esto con suma facilidad.

Reducen costes

Al no necesitar de expertos en desarrollo web solo hay que pagar por la licencia de uso de la herramienta, lo cual es mucho más económico que contratar a alguien que haga el mismo trabajo y con la misma eficiencia.

Ayuda para el SEO

Aunque el posicionamiento depende de otros factores con más peso, como el uso de palabras clave, el tener un gestor de contenidos popular y configurado de forma adecuada, es bien visto por los motores de búsqueda.

Las actualizaciones son directas

Cuando el equipo de desarrollo crea una actualización, esta se recibe como una notificación directa en el panel de configuraciones. Además, se les puede aplicar en automático.

Se les puede hacer mejoras y personalizaciones

Esto gracias a los plugins y los temas que otros desarrolla. A su vez, estos complementos también admiten ajustes que permiten usarlos de forma diferenciada para un resultado único.

Inconvenientes de los CMS

Claro, no todo es bueno con los gestores de contenido:

Funciones de fábrica limitadas

Si bien cuentan con los ajustes necesarios para tener una web genérica, será necesario empezar a usar complementos casi de inmediato para poder adaptarla a la temática que quiere tener el propietario.

Pueden ralentizar la web

La necesidad de usar complementos puede llevar a consumir el total de los recursos del hosting y hacer que la web se caiga. También puede que, si no se hacen las actualizaciones, el buscador procese más lento la página por incompatibilidad.

Seguridad básica

Al descargar la plataforma los estándares de seguridad vienen actualizados, pero con el tiempo estos deben trabajarse manualmente para evitar que los hackers vulneren la web.

Ejemplos de CMS

La lista de gestores de contenido es larga y tendida, pero con el paso del tiempo se han ido afianzando algunos por encima del resto. Los mejores CMS del mercado o los más populares son:

WordPress. Permite crear todo tipo de webs.

PrestaShop. Para web de tiendas Online 

Drupal. Para webs corporativas de todo tipo de mercados.

Magento. Plataforma potente para crear tiendas online.

Moodle. Sirve para crear plataformas de interacción como cursos online.

Shopify. Plataforma para crear y gestionar eCommerce.

A la hora de elegir tu plataforma has de tener en cuenta cuál es la mejor que se adapta a tu proyecto. La complejidad del mismo, así como tus objetivos, marcarán la decisión.

¿Cómo elegir un CMS?

Elegir un gestor de contenidos entre tantas opciones puede ser complicado, sobre todo si escuchas demasiadas experiencias.

Si bien es verdad que las recomendaciones de otros son útiles a la hora de tomar la decisión, este no es el único criterio que debes considerar. 

Lo que tiene mayor peso son tus propias necesidades, por lo que en realidad debes hacer una comparativa de lo que otros recomiendan y lo que tu precisas para tu proyecto web. Algunas de las cosas que debes considerar son:

1. ¿Qué nivel de experiencia requiere aprender a usar la plataforma?
2. ¿Qué tipo de web voy a crear?
3. ¿Tiene buen soporte técnico?, ¿Ofrece buena documentación para el uso? ¿O tiene una comunidad amplia?
4. ¿Hay buenas opciones de plugins?
5. ¿Cuál es la oferta de hostings que hay y cuáles son los costes?
6. ¿Cuánto tendré que invertir anual o mensualmente para poder aprovechar al máximo las funciones o ampliarlas?

Aparte de esos aspectos, hay un elemento que debes considerar antes de elegir un CMS: el SEO o posicionamiento web. 

De cara al SEO, un buen gestor de contenidos debe estar optimizado y permitir que los sitios web creados con él tengan posibilidades de estar en los primeros lugares de los buscadores (claro que esto también depende de otros factores).

Además, la misma plataforma debe permitir hacer acciones de SEO On Page como el enlazado interno, el uso de palabras clave o la optimización de imágenes.

Por suerte, los mejores CMS del mercado que te mencionamos antes, son SEO friendly. 

Conclusión 

A la hora de desarrollar un proyecto web es clave la elección del CMS o gestor de contenidos. Tal y como hemos visto, este software hará realmente más fácil crear, editar y gestionar todos los factores del sitio.

Además, la metodología de uso y ajustes que la mayoría emplea hace que sea relativamente sencillo implementarlos sin necesidad de conocimientos de codificación.

Asimismo, la posibilidad de instalar plugins simplifica la adaptación y amplía funcionalidades.

Hay muchas opciones de CMS para elegir, por lo que no hay limitaciones en este sentido. A lo sumo debes conocerlos a fondo para tomar la decisión de cuál elegir, así como considerar tus necesidades siguiendo las preguntas que te hemos sugerido.

¿Cuál CMS crees que puede ser el mejor para ti?

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